Pitäisi tehdä asiakastyöt. Vastata sähköposteihin. Lähettää tarjoukset. Laskuttaa. Markkinoida. Päivittää somea. Tarkistaa muutama avoin lasku. Miettiä ensi kuuta. Ehkä myös ensi vuotta.
Ja sitten puhelin soi.
Kesken yhden asian muistat toisen. Kun alat hoitaa sitä, sähköpostiin tulee jotain kiireelliseltä näyttävää. Päivän päätteeksi olet tehnyt paljon, mutta silti tuntuu, ettei mikään oikein edennyt. Kuulostaako tutulta?
Yksinyrittäjän ja mikroyrittäjän työssä tämä on hyvin tavallista. Pienessä yrityksessä samalla ihmisellä voi olla päivän aikana monta roolia. Olet asiantuntija, myyjä, asiakaspalvelija, markkinoija, laskuttaja ja monesti vielä yrityksesi toimitusjohtajakin.
Kaikkea ei kuitenkaan voi tehdä yhtä aikaa.
Kun mielessä on liikaa asioita, minä en lähtisi ensimmäisenä yrittämään tehdä enemmän tai nopeammin. Lähtisin selvittämään, mikä oikeasti tarvitsee huomiotasi juuri nyt.
Ensimmäinen ongelma ei aina ole ajan puute
Kun tehtäviä kertyy, ensimmäinen ajatus on helposti:
”Minulla ei vain ole tarpeeksi aikaa.”
Joskus se pitää varmasti paikkansa. Mutta aina kyse ei ole siitä, montako tuntia päivässä on käytettävissä. Ongelma voi olla siinä, että liian moni asia kilpailee huomiostasi samaan aikaan.
Yrität muistaa asiakkaan asian, huomisen tapaamisen, maksamattoman laskun, uuden palvelun idean, somejulkaisun ja sen, että vakuutusyhtiöllekin piti soittaa.
Kun oma pää toimii jatkuvasti muistilistana, keskittyminen vaikeutuu.
Siksi ensimmäinen neuvoni on hyvin yksinkertainen: Siirrä asiat pois päästäsi.
Ota paperi, muistikirja, tehtävälista tai sinulle sopiva sähköinen työkalu ja kirjoita näkyviin kaikki asiat, joita parhaillaan yrität pitää mielessäsi.
Älä vielä ratkaise niitä. Älä yritä tehdä täydellistä suunnitelmaa. Kirjoita ne vain näkyviin.
Jo se helpottaa, ettei kaikkea tarvitse enää muistaa yhtä aikaa.
Seuraavaksi vastaan voi tulla uusi ongelma.
Nyt sinulla on ehkä edessäsi 37 tehtävää. Sekään ei välttämättä rauhoita oloa.
Siksi tehtävälistaa tärkeämpää on priorisointi. Kaikki tehtävät eivät ole yhtä tärkeitä, vaikka ne sillä hetkellä tuntuisivat siltä.Yksi tähän sopiva työkalu on Eisenhowerin matriisi.
Ajatus on yksinkertainen. Tehtävät jaetaan neljään ryhmään sen mukaan, ovatko ne tärkeitä ja kiireellisiä.
Tärkeä ja kiireellinen
Nämä ovat asioita, joihin pitää tarttua nyt. Yrittäjällä sellainen voi olla esimerkiksi asiakkaalle tänään luvattu työ, erääntyvä viranomaisilmoitus, akuutti kassavaje tai jokin ongelma, joka estää yrityksen toiminnan. Näitä asioita ei yleensä tarvitse kovin pitkään miettiä. Ne vaativat toimintaa.
Tärkeä mutta ei kiireellinen
Tämä on mielestäni yrittäjän kannalta koko matriisin kiinnostavin kohta. Täällä ovat usein ne asiat, joiden avulla yritystä oikeasti kehitetään: hinnoittelun tarkistaminen, talouden suunnittelu, kassavirran ennakointi, myynti, asiakashankinta, palveluiden kehittäminen, oman osaamisen kehittäminen ja yrityksen tulevaisuuden suunnittelu.
Ne ovat tärkeitä. Mutta ne eivät huuda.
Kukaan ei välttämättä soita sinulle tänään ja kysy, joko tarkistit yrityksesi kannattavuuden tai mietit seuraavan puolen vuoden tavoitteet. Siksi tällaiset tehtävät siirtyvät helposti. Kunnes niistä tulee kiireellisiä. Kassavirtaa voi esimerkiksi suunnitella rauhassa etukäteen – tai sitä voidaan selvittää kiireessä siinä vaiheessa, kun rahat uhkaavat loppua. Hyvä itsensä johtaminen tarkoittaakin myös sitä, että kalenterissa on tilaa tärkeille asioille jo ennen kuin niistä tulee kiireellisiä.
Kiireellinen mutta ei välttämättä tärkeä
Tähän ryhmään voi kulua yllättävän suuri osa yrittäjän päivästä. Joku tarvitsee nopeasti jotakin. Puhelin soi. Sähköposti kilahtaa. Jokin pieni hallinnollinen asia pitäisi hoitaa.
Pitääkö juuri minun tehdä tämä?
- Voisiko tehtävän automatisoida?
- Voisiko sen ulkoistaa?
- Voisiko joku toinen ammattilainen tehdä sen nopeammin tai paremmin?
Yksinyrittäjälle delegointi ei tarkoita sitä, että pitäisi palkata heti työntekijä. Apua voi ostaa esimerkiksi kirjanpitäjältä, markkinoinnin ammattilaiselta, virtuaaliassistentilta, verkkosivuosaajalta tai joltain muulta oman alansa ammattilaiselta. Yksinyrittäjä ei tarkoita samaa kuin yksin kaiken tekevä yrittäjä.
Ei tärkeä eikä kiireellinen
Tämä voi olla vaikein ryhmä. Yrittäjälle tulee jatkuvasti ideoita ja asioita, joita voisi tehdä. Uusi somekanava. Uusi palvelu. Uusi järjestelmä. Uusi koulutus. Uusi tapa markkinoida. Jokin asia, jonka joku toinen yrittäjä tekee ja jota ehkä itsekin "pitäisi" kokeilla.
Mitä tapahtuisi, jos jättäisin tämän kokonaan tekemättä?
Jos vastaus on, ettei oikeastaan mitään, asia saattaa kuulua suoraan pois tehtävälistalta. Ajanhallinnassa yksi tärkeimmistä taidoista ei olekaan tekeminen. Se on myös tekemättä jättäminen.
Kun kaikki tuntuu tärkeältä – jaa tehtävät neljään ryhmään
TEE
AIKATAULUTA
DELEGOI
POISTA
Kiireinen yrittäjä tarvitsee muutakin kuin ajanhallintaa
Ajanhallinnasta puhuttaessa ajatellaan helposti kalenteria, tehtävälistoja ja erilaisia sovelluksia. Ne ovat hyödyllisiä, mutta yksin ne eivät ratkaise ongelmaa.
Yrittäjän pitää johtaa myös itseään. Itsensä johtaminen tarkoittaa esimerkiksi sitä, että pystyt päättämään:
- Mikä on tärkeää juuri nyt?
- Mihin käytän työaikani?
- Mitä jätän tekemättä?
- Milloin teen keskittymistä vaativaa asiakastyötä?
- Milloin teen myyntiä?
- Milloin kehitän yritystä?
- Milloin työpäiväni loppuu?
Ja ehkä kaikkein vaikeimpana:
Pidänkö kiinni tekemästäni suunnitelmasta vai annan jokaisen uuden sähköpostin, puhelun ja pyynnön muuttaa päiväni suunnan?
Hyvä ajanhallinta ei tarkoita sitä, että saat mahdutettua päivään mahdollisimman paljon. Parempi tavoite on, että saat oikeat asiat tehdyiksi.
Muista välillä olla myös oman yrityksesi toimitusjohtaja
Tämä on mielestäni yksi yksinyrittäjän tärkeimmistä asioista. Vaikka yrityksessä olisi vain yksi ihminen, yrittäjällä on tavallaan ainakin kaksi erilaista roolia.
Ensimmäisessä olet työn tekijä. Palvelet asiakasta, valmistat tuotteen, toteutat palvelun, kirjoitat tarjouksen tai teet sitä työtä, josta asiakkaasi maksavat.
Toisessa roolissa johdat yritystä. Silloin kysymykset ovat erilaisia:
- Miten yrityksellä menee?
- Mistä asiakkaamme tulevat?
- Mikä toiminnassamme on kannattavaa?
- Mihin minun aikani kuluu?
- Mitä meidän kannattaa lopettaa?
- Mitä meidän pitäisi tehdä enemmän?
- Miltä seuraavat kuukaudet näyttävät?
- Mihin haluan yrityksen olevan menossa vuoden päästä?
Jos kaikki työaika menee ensimmäiseen rooliin, toiselle ei jää tilaa. Silloin yritys kyllä pyörii päivästä toiseen, mutta kukaan ei oikeastaan ehdi johtaa sitä. Ja pienessä yrityksessä se joku olet sinä.
Siksi kalenteriin kannattaa varata säännöllisesti aikaa, jolloin et tee asiakastyötä vaan katsot omaa yritystäsi vähän kauempaa. Sen ei tarvitse tarkoittaa kokonaista suunnittelupäivää. Jo tunti viikossa voi olla oikein hyvä alku.
Tee viikkosuunnitelma ennen kuin viikko suunnittelee sinut
Yksi yksinkertainen tapa saada hallinnan tunnetta takaisin on varata kerran viikossa pieni hetki tulevan viikon suunnitteluun.
Minä aloittaisin muutamalla kysymyksellä:
- Mitä minun on pakko saada tällä viikolla valmiiksi?
- Mitkä ovat tämän viikon kolme tärkeintä asiaa?
- Milloin teen työn, joka vaatii rauhallista keskittymistä?
- Missä kohtaa hoidan hallinnolliset asiat?
- Milloin teen myyntiä tai kehitän yritystäni?
- Onko kalenterissani yhtään tyhjää tilaa yllätyksille?
Yrittäjän viikkoa ei kannata rakentaa minuutilleen täyteen. Arkeen tulee lähes aina jotakin odottamatonta. Jos kalenteri on jo maanantaiaamuna sataprosenttisesti täynnä, yksikin yllätys voi saada koko viikon tuntumaan epäonnistuneelta.
Tee yksi asia kerrallaan
Monen asian tekeminen yhtä aikaa voi tuntua tehokkaalta. Käytännössä päivä voi näyttää tältä:
- Kirjoitat tarjousta.
- Sähköposti kilahtaa.
- Vastaat siihen.
- Samalla huomaat laskun.
- Kirjaudut verkkopankkiin.
- Puhelin soi.
- Puhelun jälkeen palaat tarjoukseen ja mietit hetken, mihin jäit.
Kun tätä tapahtuu koko päivän, energiaa kuluu jatkuvaan tehtävästä toiseen vaihtamiseen. Siksi kokeilisin mahdollisuuksien mukaan selkeämpiä työjaksoja. Esimerkiksi aamulla tunti tärkeimmälle tehtävälle ilman sähköpostia. Sen jälkeen viestit ja pienet hallinnolliset asiat. Oma aikansa asiakastyölle ja oma aikansa myynnille tai markkinoinnille.
Täydellistä järjestelmää ei tarvitse rakentaa. Tärkeämpää on saada välillä rauha tehdä yksi asia loppuun ennen seuraavaa.
Kaikkea ei kannata tehdä itse
Yksinyrittäjälle voi tulla helposti ajatus, että koska yritys on minun, minun pitäisi myös tehdä kaikki itse. Ei pitäisi.
Minusta yrittäjän yksi tärkeä taito on tunnistaa: Tätä minun ei tarvitse ratkaista yksin.
Jos käytät kolme tuntia tehtävään, jonka alan ammattilainen hoitaisi tunnissa, kannattaa ainakin pysähtyä laskemaan, oliko itse tekeminen todella järkevin ratkaisu. Varsinkin jos samat kolme tuntia jäivät pois laskutettavasta työstä, myynnistä tai yrityksen kehittämisestä.
Ulkoistamisen hintaa katsottaessa kannattaa siksi miettiä myös sitä, mitä oma aikasi maksaa. Ja mitä muuta voisit tehdä vapautuvalla ajalla.
Yrityksen talouskin vie tilaa mielessä, jos sitä ei näe
Kun yrittäjän mielessä on paljon asioita, yksi niistä on usein raha.
- Riittävätkö rahat?
- Paljonko veroihin pitäisi varata?
- Myynkö tarpeeksi?
- Onko yritykseni kannattava?
- Miten seuraavat kuukaudet näyttävät?
Jos näihin kysymyksiin ei ole minkäänlaisia vastauksia, ne jäävät helposti pyörimään taustalle.
Siksi myös talouden näkyväksi tekeminen helpottaa johtamista. Kaikkia mahdollisia tunnuslukuja ei tarvitse seurata. Usein jo muutama oman yrityksen kannalta olennainen tieto auttaa:
paljonko myyntiä tulee, paljonko rahaa on käytettävissä, mitä maksuja on tulossa, onko toiminta kannattavaa ja kuinka paljon sinun pitäisi myydä päästäksesi tavoitteeseesi.
Kun tiedät suunnilleen, missä yrityksesi menee, sinun ei tarvitse käyttää energiaa jatkuvaan arvailuun.
Joskus yrittäjä ei tarvitse lisää tietoa vaan sparraajan
Yrittäjän ympärillä on nykyään valtava määrä tietoa. Kirjoituksia, podcasteja, kursseja, webinaareja, uutiskirjeitä ja tekoälyn tuottamia ehdotuksia.
Joskus uusi tieto auttaa. Joskus se lisää vain yhden uuden asian jo ennestään pitkälle listalle. Silloin yrittäjä ei välttämättä tarvitse uutta neuvoa siitä, mitä kaikkea voisi tehdä.
Hän saattaa tarvita ihmisen, jonka kanssa voi pysähtyä kysymään:
- Mitä tässä oikeastaan yritämme saavuttaa?
- Mikä näistä asioista on tärkein?
- Mitä vaihtoehdot tarkoittavat käytännössä?
- Mitä ne tarkoittavat euroina?
- Mitä voimme jättää nyt tekemättä?
- Mikä olisi seuraava järkevä askel?
Talouskumppanina ajattelen, ettei tehtäväni ole aina antaa yrittäjälle valmista vastausta.
Välillä tärkeämpää on auttaa yrittäjää löytämään oikea kysymys. Kuunnella. Laskea. Sparrata. Ja kulkea rinnalla.
Kokeile 15 minuutin viikkorutiinia
Jos haluat tästä kirjoituksesta vain yhden konkreettisen työkalun käyttöösi, kokeile tätä: Varaa kerran viikossa 15 minuuttia. Kirjoita ensin kaikki mielessäsi olevat tehtävät näkyviin.
Jaa ne sen jälkeen neljään ryhmään:
TEE – AIKATAULUTA – DELEGOI – POISTA.
Valitse lopuksi tulevalle viikolle kolme tärkeintä asiaa. Ei kolmeakymmentä – vain kolme. Tämän harjoituksen tarkoitus ei ole saada sinua tekemään enemmän. Sen tarkoitus on auttaa sinua käyttämään aikaasi oikeisiin asioihin.
Kun kaikki tuntuu tärkeältä, aloita yhdestä
Jos pääsi on juuri nyt täynnä yritykseesi liittyviä asioita, et todennäköisesti tarvitse enää yhtä pitkää listaa siitä, mitä kaikkea sinun pitäisi tehdä paremmin. Aloita pienemmin.
Kirjoita asiat pois päästäsi.
- Valitse niistä tärkeimmät.
- Tee yksi asia loppuun.
- Aikatauluta seuraava.
- Poista ainakin yksi turha tehtävä.
- Pyydä yhteen asiaan apua.
- Ja varaa kalenteristasi myös aikaa yrityksen johtamiselle.
Täydellistä järjestystä ei tarvitse saavuttaa. Minusta parempi tavoite on selkeys. Tiedät, mikä on tärkeää, mitä teet seuraavaksi, mikä voi odottaa, mitä sinun ei tarvitse tehdä itse. Ja tiedät, keneltä voit tarvittaessa kysyä apua.
Jos siis yritykseesi liittyvät asiat pyörivät päässäsi eikä oikein tiedä, mistä päästä niitä lähtisi purkamaan, sinun ei tarvitse tulla luokseni valmiin kysymyksen kanssa.
Voit aloittaa vaikka näin:
”Tiina, minulla on nyt liikaa asioita mielessä. Mistä minun kannattaisi aloittaa?”
Siitä lähdetään yhdessä eteenpäin. 😉
Tiina Halonen
Kuuntelen • Lasken • Sparraan • Kuljen rinnalla
