UKK – Usein kysytyt kysymykset

Hoituuko pienen osakeyhtiön tai toiminimen kirjanpito itse vai onko se fiksumpaa ulkoistaa?

Uutena yrittäjänä joudut tekemään teetkö kirjanpidon itse vai sysäätkö sen ammattilaisen hoidettavaksi.

Itse tekeminen on useimmiten järkevää vain joissakin poikkeustilanteissa.

 

Yhdenkertainen vai kahdenkertainen kirjanpito?

Jos yrität toiminimellä ja liiketoimintasi on verrattain pientä ja olet sivutoimista, voit yrittää tehdä yhdenkertaista kirjanpitoa itse. Kirjanpitoon merkitään menot, tulot, verot, korot ja palveluiden ja tuotteiden oma käyttö.

Useimmiten yrityksen kirjanpito kuitenkin hoidetaan kaksinkertaisesti, jolloin työ on syytä antaa tilitoimiston tehtäväksi. Osakeyhtiöiden on aina pakko tehdä kaksinkertaista kirjanpitoa.

Kahdenkertaisessa kirjanpidossa liiketapahtumiin kirjataan sekä rahan lähde että käyttö. Kaikki kirjaukset tehdään kahdelle tilille ja niistä pystyy näkemään rahan liikkumisen syyn sekä käytetyn kirjanpidon tilin.

Kahdenkertainen kirjanpito on informatiivisempaa kuin yhdenkertainen ja luo tehokkaammat puitteet hyvälle taloudenseurannalle.

 

Miksi kirjanpito kannattaa ulkoistaa?

Ensimmäinen syy on se, että se säästää sinulta valtavan määrän kallisarvoista aikaa.

Yrittämisen alkutaipaleella mikään ei ole niin tärkeää kuin myynnin kasvattaminen ja uusien asiakkaiden hankkiminen. kaikki ylimääräisiin paperitöihin käytetty aika on näistä asioista pois.

Toinen syy piilee siinä, että ammattilaisen tekemänä kirjanpito tulee varmemmin hoidettua oikein. Kirjanpitäjäsi tuntee kirjanpito- ja verolait, asetukset ja viranomaisasioinnin koukerot takuulla paremmin kuin sinä.

Näiden kahden syyn takia omatoimikirjanpitoa ei kannata nähdä säästönä. Et todennäköisesti säästä mitään, jos käytät kymmeniä tunteja asiaan, jonka kirjanpidon ammattilainen hoitaa puolestasi sinua tarkemmin, tehokkaammin ja nopeammin.

 

Hyvä tilitoimisto –  mistä sellaisen löytää?

Koska niin tilitoimistot kuin myös niiden asiakkaat ovat kaikki hyvin erilaisia, en voi lähteä suoralta kädeltä vinkkaamaan juuri jotain tietylle yritykselle sopivaa tilitoimistoa.

Yleisluontoisia vinkkejä ja suositteluja voin silti antaa: yrityksen kirjanpito hoituu yleensä hyvässä yhteistyössä silloin, kun tilitoimistoa valittaessa on paneuduttu muun muassa seuraaviin asioihin:

Mitkä ovat ne ydinpalvelut, jotka vaadit tilitoimistoltasi?

 Eli mitä yrityksesi taloushallintoon kuuluvia asioita hoitaa tilitoimisto ja mitkä jutut otat omalle kontollesi.

Missä tilanteessa yrityksesi on ja mitkä ovat sen tulevaisuuden tavoitteet?

 itsensä elättävä yksinyrittäjä ja kasvuun tähtäävän yrityksen perustaja ovat luonnollisesti eri lähtöasemissa kirjanpitäjää valittaessa

Millaisia asiakkuuksia tilitoimistolla on tällä hetkellä?

monilta tilitoimistoilta löytyy asiakkaita niin pienistä yksinyrittäjistä  kuin suurista organisaatioista.

Missä muodossa haluat kirjanpitäjäsi kanssa asioida?

haluatko jutella aina kasvokkain vai onko sähköpostilla tai puhelimitse tapahtuva kommunikointi riittävää.

Ajatteletko yrityksesi kirjanpidon olevan tilitoimiston soolosuoritus?

Vaikka yrityksesi kirjanpito ulkoistettaisiin tilitoimistolle, yrittäjänä sinun tehtäväsi on tehdä yhteistyöstä mahdollisimman sujuvaa. Kirjanpitäjät nimittäin eivät ainakaan vielä pysty lukemaan ajatuksia ja kaikilla kirjanpitäjillä ei ole tarvittavaa kristallipalloa.

Mitä sujuva yhteistyö kirjanpitäjän kanssa tarkoittaa?

Pidät kirjanpitäjäsi kartalla yrityksesi tulevaisuudesta; kerrot mitä suunnittelet, kerrot tulevista investoinneista, sopimuksista jne.
Uskallat kysyä, jos jokin asia ei ole sinulle selvä; tyhmiä kysymyksiä ei ole.
Toimitat kirjanpitomateriaalit täydellisenä, järjestyksessä ja ajallaan: jos lipsut tästä, se näkyy pian kukkarossasi.

Kirjanpito perustuu lakiin, ja tositteista tulee käydä ilmi kaikki määrätyt asiat. Puutteellisten tietojen perään soitteleva kirjanpitäjä ei kiusaa sinua tahallaan – se kuuluu hänen työhönsä.

Toiminimen ja osakeyhtiön kirjanpidon ulkoistaminen ei tarkoita sitä. että jätät kirjanpitäjäsi oman onnensa nojaan- Mitä tarkemmin hoidat oman ruutusi sitä jouhevammin yrityksesi kirjanpidon tekeminen hoituu.

Vaikka hyvä tilitoimistosi on yrityksesi kirjanpidon kannalta painonsa arvoinen kultaa, yrittäjänä sinun on silti itsekin ymmärrettävä ainakin kirjanpidon alkeet ja peruskäsitteet. Vaikka nämä aiheet eivät välttämättä kuulu aloittelevien yrittäjien suurimpiin mielenkiinnon kohteisiin, niihin kannattaa silti paneutua.

Syyt ovat yksinkertaisia:

  • et hyödy paljoakaan kirjanpitäjän tuottamista materiaaleista ja raporteista, jos et ymmärrä mitä niissä mainitut asiat ja termit tarkoittavat
  • hahmotat myös paremmin, mitkä kaikki kirjanpitomateriaalit sinun tulee tilitoimistoon toimittaa ja milloin
  • myös kirjanpidon hinnoittelusta on helpompi ottaa tolkkua, kun termit ovat selvillä ja ymmärrät, mistä lasku muodostuu.

 

Kirjanpitäjäsi vastaa mielellään kysymyksiisi, mutta kannattaa silti ottaa asioista selkoa jo etukäteen.

Jo hyvin pienen yrityksen ja toiminimen kirjanpitoon liittyy paljon muutakin kuin pelkkää lakisääteistä menojen ja tulojen ynnäämistä ja liiketapahtumien kirjaamista.

Yrittäjänä valinnan teet kuitenkin sinä itse. Mikäli päätät ulkoistaa kirjanpidon toimistolle kysy miten voisit auttaa kirjanpitäjääsi palvelemaan sinua paremmin.

Selkeästi mietitty työnjako, sujuva kommunikointi ja sähköisten ratkaisujen hyödyntäminen (sähköinen taloushallinto) ovat asioita joista koituu etua yhteistyön molemmille osapuolille.